Salesforceには「活動」「ToDo」「行動」という似た概念の機能が存在し、使い分けに迷うこともあるのではないでしょうか。それぞれの定義と役割の違いを正しく理解することで、営業活動の記録やタスク管理をより効率的に運用できるようになります。

本記事では、3つの機能の違いをわかりやすく整理し、業務別の最適な活用法をご紹介します。

Salesforceにおける「活動」「ToDo」「行動」の基本定義

Salesforceには、日常業務に関わる複数の記録機能が備わっており、それぞれ異なる目的と役割を持っています。混乱を避けるためにも、まずは各用語の基本的な意味と定義を押さえておくことが重要です。

「活動」は「ToDo」と「行動」をまとめる上位の概念

「活動」とは、Salesforceにおいて「ToDo」と「行動」をまとめた総称です。個別の機能を指す言葉ではなく、これら2つを包括する上位概念として位置づけられています。

活動は取引先や商談などのレコードに紐づいて記録・管理されます。例えば、ある顧客に対して「電話をかけた」「訪問した」「提案書を送った」といった一連のやり取りが、すべて活動として該当レコードに蓄積されていきます。

この活動履歴が積み重なることで、顧客とのコミュニケーション全体を一元的に把握できるようになります。引き継ぎや振り返りの際に、誰が・いつ・何をしたかをすぐに確認できるのは、「活動」を管理するうえでの大きなメリットです。

「ToDo」と「行動」それぞれの定義

「ToDo」は、期限付きのタスクを管理するための機能です。「完了」「未完了」という状態で管理するシンプルな仕組みで、やるべきことを漏らさず追跡することが目的です。時間の概念よりも「何をするか・したか」の管理に特化しており、個人のタスクリストとして機能します。

「行動」は、ミーティングや顧客訪問など、開始から終了までの日時が設定された予定や実績を記録する機能です。カレンダーと連動しているため、スケジュール管理ツールとしての側面も持っています。複数の参加者を招待することもでき、チームで共有するイベントの管理にも活用できます。

なぜ現場で混同されやすいのか

「ToDo」と「行動」は、Salesforce上では同じ「活動」として同一の画面（活動タイムライン）に表示されます。見た目の区別がつきにくいため、どちらに何を記録すべきか迷ってしまうケースが多くあります。また、日本語の「行動」「活動」という言葉が日常的にも近い意味で使われることも、混乱に拍車をかける要因のひとつです。

さらに、Salesforceの導入時に用語の定義や使い分けのルールをチームで共有しないまま運用を始めてしまうと、担当者ごとに記録の仕方がバラバラになり、後から集計や分析が難しくなることがあります。導入初期に「何に「ToDo」を使い、何に「行動」を使うか」をきちんと取り決めておくことが、長期的な運用品質の維持において非常に重要です。

「活動」「ToDo」「行動」の違いを比較

3つの機能はそれぞれ異なる特性を持っており、目的に応じた使い分けが業務効率に直結します。ここでは具体的な違いを項目ごとに整理します。

「活動」と「ToDo」の関係性と違い

「活動」は「ToDo」を包含する上位概念であり、「ToDo」は「活動」の一種として扱われます。「活動を記録する」という操作の中に「ToDo」の作成も含まれるため、一見すると同じものに見えることがありますが、「ToDo」はあくまでも「活動」という大きな枠の中のひとつの種類です。

「ToDo」の主目的はタスクの完了管理であり、時間軸よりも「やること・やったこと」の管理に特化しています。「活動」のタイムラインには「ToDo」は表示されますが、カレンダーには反映されない点がひとつの大きな違いです。「カレンダーで確認したい予定」には「ToDo」ではなく「活動」を使う必要があります。この違いを知らないまま運用していると、スケジュール管理の抜け漏れが発生することがあるため注意が必要です。

「活動」と「行動」の業務上の使い分け

「行動」は何時から何時までという時間の幅を持つイベントとして、Salesforceのカレンダーと連動して予定や実績を管理できます。商談に紐づく顧客訪問や打ち合わせの記録には「行動」を使うのが適切で、「いつ・誰と・どんな目的で会ったか」を時系列で追跡することができます。

記録された「行動」は「活動」レポートで集計・分析することができます。例えば、「先月の商談ごとの訪問件数」や「担当者別の打ち合わせ回数」といったデータをレポートで可視化することで、営業マネージャーがチームの「活動」状況を客観的に把握し、適切なフォローを行うための根拠として活用できます。

「活動」と「ToDo」と「行動」の作業内容・用途の違い

「ToDo」と「行動」の違いをひとことで表すなら、「時間があるかどうか」です。「提案書を送る」「フォローの電話をかける」など、いつやるかの期限は決まっているが特定の時間枠は持たない単発のタスクには「ToDo」が向いています。

一方、「〇〇社訪問（10:00〜11:00）」のように開始・終了時刻が決まっている活動の記録には「行動」が適しています。

この2つを意識して使い分けることで、タスクの抜け漏れ防止とスケジュール管理を同時に実現できます。「ToDo」で「やること」を管理し、「行動」で「時間を使う予定・実績」を管理するという役割分担を意識すると、整理がしやすくなります。

なお、「ToDo」と「行動」はどちらも「活動」という上位概念のもとに統合されており、取引先や商談などのレコードに紐づいて蓄積されていきます。これにより、顧客とのやり取りの全体像を一元的に把握できるのが、Salesforceの活動管理の大きな強みです。

3つの機能の違いを表で整理すると以下のようになります。

【「活動」と「ToDo」と「行動」の違い】

	活動	ToDo	行動
位置づけ	上位概念（ToDoと行動の総称）	活動の一種	活動の一種
時間の概念	―	期限のみ	開始・終了時刻あり
カレンダー連動	―	なし	あり
主な用途	顧客とのやり取りの一元管理	タスク・作業の完了管理	ミーティング・訪問の記録
向いている場面	―	個人タスク管理	チームのスケジュール管理

Salesforce上での具体的な管理方法と活用例

それぞれの機能は、Salesforce上での記録・管理の方法も異なります。実際の操作と活用イメージを把握することで、日常業務への定着がスムーズになります。

活動レコードの記録と管理の基本

活動は、取引先・取引先責任者・商談などのレコードページから直接作成・記録できます。レコードページを開いたときに表示される「「活動」タイムライン」セクションから、「ToDo」や「行動」を新規作成することが可能です。

「活動」のタイムラインでは、過去のやり取りが時系列で表示されるため、顧客との関係性の流れを一目で把握できます。「最後に連絡したのはいつか」「どんな内容でやり取りをしてきたか」がすぐに確認できるため、引き継ぎの際にも役立ちます。担当者が変わっても「活動」履歴が残っていれば、新しい担当者がスムーズに顧客対応を引き継ぐことができます。

「活動」レポートを活用することで、チーム全体の「活動」量や傾向を定量的に把握することも可能です。個人の「活動」記録がチームの分析データとして活きるよう、日々の入力を習慣化することが重要です。

「ToDo」を使ったタスク管理の効率化

「ToDo」には優先度・期限・担当者を設定でき、個人のタスクリストとして機能します。Salesforceのホーム画面には「ToDo」リストが表示されており、未完了のタスクを一覧で確認しながら優先順位をつけて対応することができます。

また、メールやフロー（Salesforceの自動化機能）と連携させることで、特定の条件が満たされたときに自動的に「ToDo」を作成する仕組みを構築することも可能です。例えば、商談ステージが「提案済み」に変わった時点で「フォローアップの電話をする」という「ToDo」を自動作成するといった運用ができます。このような自動化を取り入れることで、対応漏れのリスクを大幅に減らすことができます。

「行動」記録を活用した営業活動の可視化

「行動」を商談に紐づけて記録することで、商談ごとの接触回数や「活動」内容を追跡できます。「この商談に対して何回訪問したか」「どのタイミングでどんな提案をしたか」といった情報が蓄積されることで、成約した商談と失注した商談の「活動」パターンを比較分析することも可能になります。

「行動」レポートを定期的に確認することで、営業担当者ごとの「活動」量を管理することもできます。「活動」量が少ない担当者へのフォローや、優れた営業担当者の「行動」パターンをチームで共有するといった活用法も考えられます。

さらに、Einstein Activity Capture（OutlookやGmailと連携してメールや会議をSalesforceに自動記録する機能）を活用すると、メールや会議の内容を自動的に「行動」として記録することができます。手動入力の手間を大幅に削減できるため、営業担当者がSalesforceへの入力作業に時間を取られることなく、本来の営業活動に集中できる環境を整えることが可能です。

業務に合わせた使い分けと運用ルールの作り方

3つの機能の違いを理解したうえで、チームとして統一した運用ルールを整備することが定着のカギです。ここでは、使い分けの判断基準と組織での運用設計のポイントをご紹介します。

「ToDo」か「行動」か、判断するための基準

「ToDo」と「行動」のどちらを使うべきか迷ったときの判断基準として、最もシンプルなのは「カレンダーに載せるかどうか」という問いです。カレンダーに表示したい・スケジュールとして管理したいものは「行動」、そうでない単発のタスクは「ToDo」と割り切ると整理しやすくなります。

より詳細な判断基準を整理すると、時間（開始から終了）が決まっているものは「行動」、期限だけ決まっているタスクは「ToDo」と使い分けるのが基本です。また、複数人が関わる予定やミーティングには「行動」が適しており、個人で完結する作業には「ToDo」が向いています。この基準をチームで共有し、判断に迷ったときに立ち返れるドキュメントとして整備しておくことをおすすめします。

業務・プロジェクトごとの活用事例

業務の種類によって、「ToDo」と「行動」の使い方は以下のように整理できます。それぞれの業務やプロジェクトの例を見てみましょう。

①営業チーム

商談に紐づく顧客訪問や電話・オンライン会議を「行動」で記録し、提案書の送付やフォローアップ連絡といった個別タスクを「ToDo」で管理するのが一般的な運用です。「行動」で「面談した事実」を残し、「ToDo」で「次にやること」を管理することで、商談の進捗を漏れなく追跡できます。

②カスタマーサポート

カスタマーサポートでは、顧客からの問い合わせ対応履歴を「行動」で残し、解決後のフォローアップタスクを「ToDo」で追跡する運用も有効です。対応した内容が「行動」として蓄積されることで、同じ顧客からの再問い合わせ時に過去の経緯をすぐに確認できます。

③プロジェクト管理

キックオフや定例会といった会議を「行動」で記録し、各担当者に割り振られた作業タスクを「ToDo」で管理する使い方が適しています。プロジェクト管理では、節目となるイベントは「行動」で可視化し、日々の細かいタスクは「ToDo」でこなしていくという役割分担がスムーズです。

チームで統一した運用ルールを作るポイント

どれだけ機能の違いを理解していても、チームの中で記録の仕方がバラバラでは、データを活用した分析や振り返りが難しくなります。「どの業務に何を使うか」をドキュメント化し、新メンバーへのオンボーディング教育にも活用できる状態にしておくことが重要です。

定期的に運用状況を見直し、記録の粒度や命名ルールを統一することで、レポートでの検索・集計がしやすくなります。例えば、「行動」の件名を「【訪問】〇〇社_担当者名」のように統一するだけで、後から絞り込みやすくなります。

管理者がレポートを用いて「活動」の記録状況を定期的に確認し、入力漏れや誤った入力を早い段階で見つけられる仕組みを整えることも、品質の高いデータ管理には必要不可欠です。

まとめ

本記事では、Salesforceの「活動」「ToDo」「行動」の違いと、業務別の最適な活用法について解説しました。

「活動」は「ToDo」と「行動」を包括する上位概念であり、顧客とのやり取りを一元管理するための仕組みです。「ToDo」は期限付きのタスク管理、「行動」は時間を伴う予定・実績の記録という役割をそれぞれ担っています。「カレンダーに載せるかどうか」を判断軸にしながら2つを使い分け、チームで統一した運用ルールを整備することが、Salesforceを使った業務効率化の土台となります。

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