Salesforceの帳票作成で業務を効率化｜よくある課題と事例2選の紹介
見積書や請求書、契約書といった帳票業務は、日常的に発生するにもかかわらず、Excelや紙での作業が中心になっているケースが多いのが実情です。こうした環境では、転記ミスや作業時間の増加といった問題が起こりやすくなります。
本記事では、Salesforceを活用した帳票作成の方法や課題解決の工夫、さらに実際の事例を紹介します。
Excelや紙での帳票作成に、時間と手間がかかっていませんか？
帳票業務は「毎日発生する作業」の代表ともいえる業務領域です。見積書・請求書・契約書といった帳票をExcelや紙で作成していると、入力やレイアウト調整に時間がかかり、情報の共有や保存も人に依存してしまいます。
Salesforceを活用すれば、入力済みデータを自動で帳票に変換できるため、作業効率と精度を大きく向上させることが可能です。本章ではその基本的な仕組みを解説します。
Salesforceで帳票を作成・出力する方法
Salesforceでは、標準のレポート出力からVisualforceによるPDF帳票まで、さまざまな形式で帳票を作成できます。本章では基本的な出力方法を2つ紹介します。
① レポート機能を使った出力（CSV/Excel形式）
Salesforceの標準機能であるレポート出力を利用すれば、蓄積されたデータをCSVやExcel形式で抽出できます。これにより、データを簡単に一覧化できる一方で、帳票としてのレイアウト整形やPDF化は別途作業が必要になります。見積書や請求書など帳票特有の体裁が求められる場合は、追加の工程を伴う点に注意が必要です。
② Visualforceを使ってPDF形式で帳票を出力
Visualforceを利用すれば、Salesforce上で見積書や請求書をPDF形式で帳票として出力できます。テンプレートをあらかじめ作成しておけば、同じフォーマットで繰り返し利用可能となり、業務の標準化につながります。さらに、Apexと組み合わせることで、条件に応じた動的な帳票生成や自動送付も実現できるでしょう。
帳票作成の現場でよくある課題
紙やExcelで帳票を管理していると、手間やミスが積み重なり、非効率な状態になりがちです。ここでは、帳票業務にありがちな代表的な課題を整理します。
① Excelや紙での帳票が手作業・転記ミスの温床に
手作業による帳票作成は、入力や転記の負担が大きく、ミスが発生しやすい環境を生みます。結果的に修正や再発行が必要となり、担当者の工数が膨らむ要因となります。
② レイアウト調整やPDF化のたびに手間がかかる
Excelで作成した帳票をPDF化する際、レイアウト崩れや調整の手間が発生することも珍しくありません。帳票業務が積み重なるほど、この作業が大きな負担になります。
③ 帳票保存・共有も人に依存し、情報が散乱
紙やExcelファイルでの管理は、保存場所や共有方法が個人に依存するため、必要な帳票がすぐに見つからないことがあります。こうした状況は業務全体の非効率や属人化を招きます。
Salesforce帳票作成で業務がこう変わる
Salesforce上のデータをそのまま帳票として活用できるようになれば、手作業の大幅削減と品質向上が実現します。ここでは、導入によって得られる主な効果を紹介します。
① 入力済みデータから帳票を自動作成 → 手作業ゼロ
Salesforceに入力済みの顧客情報や商談データを基に、自動で帳票を作成できます。これにより転記作業が不要となり、業務時間を大幅に削減できます。
② PDFで即出力・共有 → 紙業務を大幅削減
帳票をPDF形式で即時出力できるため、紙に印刷する必要がなく、メールやシステム上でそのまま共有が可能です。業務スピードの向上とコスト削減が同時に実現します。
③ 帳票の標準化 → 品質が安定・業務の属人化も防止
テンプレートを利用すれば、帳票のフォーマットが統一され、品質のばらつきがなくなります。これにより業務の属人化が防止され、誰でも同じ水準で帳票を作成できる環境が整います。
さらに効率化したいなら、帳票作成の拡張も
Visualforceのテンプレート作成や外部ツールの導入により、さらに柔軟で高機能な帳票業務が可能になります。開発リソースや運用体制に応じた拡張方法を検討しましょう。
① Visualforceでのテンプレ作成（社内リソースで対応可能）
開発リソースを持つ企業であれば、Visualforceを活用して自社に合わせた帳票テンプレートを設計できます。これにより、独自のレイアウトや要件に合わせた帳票を柔軟に作成できます。
② 帳票ツールの導入（PDF出力・印刷・一括作成も効率化）
帳票に特化した外部ツールを導入することで、PDF出力や一括作成、印刷まで効率化が可能です。代表的な製品としてはOPROARTS（オプロアーツ）やSVF Cloudなどがあり、Salesforceと連携して幅広い帳票ニーズに対応できます。
帳票業務の効率化事例2選
帳票業務の効率化に成功した事例をご紹介します。
事例1：U社┃教育支援業
導入目的
U社は、契約書や支援記録の帳票を手作業で作成しており、帳票の修正・社内共有・提出対応に多くの時間がかかっていた。業務効率化と精度向上が課題となっていました。
活用機能
Salesforceの商談やカスタムオブジェクトにカスタムボタンを設置。VisualforceとApexにより帳票出力フォーマットを定義し、PDFを動的に生成。加えて、お客様へ自動で帳票をメール送付する機能も構築できました。
結果
帳票作成にかかる時間が大幅に削減され、作成された帳票はそのまま提出・共有が可能になりました。また、手間とミスが減り、社内外の業務の流れがスムーズになりました。
事例2：自治体
導入目的
紙の申請書では記載内容の修正や再提出が頻発し、住民と職員双方に大きな負担がかかっていた。記入ミス・転記ミスを減らし、業務効率を高めたいというニーズがありました。
活用機能
Salesforce上に住民情報と申請内容を登録し、帳票ツール「OPROARTS」を連携。各種申請書や通知文書を自動で帳票出力する機能を導入しました。
結果
記入ミス・転記ミスが大幅に削減され、再提出の手間が激減。業務負荷が軽減され、行政サービス全体の品質とスピードが向上しました。
Salesforce導入支援サービスのご案内
『エス･ビー･エス株式会社 』では、帳票テンプレート設計や出力ルールの整備、さらには効率化ツールの導入支援を提供しています。現場の業務フローに合わせて最適な仕組みを構築することで、帳票業務の負担を減らし、正確で迅速な情報共有を実現します。帳票業務に課題を抱える企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
帳票テンプレート設計
企業の業務内容や書式ルールに沿った帳票テンプレートをVisualforceやツール上で設計します。フォーマットの標準化によって、業務品質を安定させます。
出力ルールの整備
誰が・いつ・どのような条件で帳票を出力するかという業務ルールを明確化させます。帳票出力フローの属人化を防ぎ、現場でも運用しやすい設計を行います。。
効率化ツール導入支援
OPROARTSなどの帳票ツール導入を支援し、PDF出力・メール送付・一括作成などを効率化できます。Salesforceとスムーズに連携させることで、さらなる業務改善が可能になります。
まとめ：帳票業務から“脱・手作業”を実現する第一歩へ
Salesforceの帳票作成機能を活用することで、非効率の温床となりやすい帳票業務を効率化できます。Excelや紙による作業から脱却し、データ入力から帳票生成までを一元化することで、作業時間の削減・ミスの防止・業務の標準化を同時に実現できます。
事例に学びながら、自社に合った仕組みを構築することで、帳票作成は大きな生産性向上の原動力となるでしょう。
『エス･ビー･エス株式会社 』では、Salesforceパートナーとして200社以上の導入実績を持ち、ニーズに合ったシステム構築と、内製化に向けたご支援を行っています。 業務改善やDXを進めたい会社様にとって、Salesforceは今後ますます重要な選択肢です。ぜひお気軽にお問い合わせください。