Salesforce導入事例を解説｜Excel管理の限界を超えた業務改善の実例
情報の更新漏れ、履歴の分散、進捗の見えづらさなど、営業管理においてはさまざまな課題が存在します。こうした課題を解決する手段として、多くの企業がSalesforceへの移行を進めています。
本記事では、Excel管理の限界とSalesforce導入による改善事例をわかりやすく解説します。
はじめに：Excel管理の限界を感じたときが、Salesforce導入検討のタイミング
営業管理において、「案件の最新状況がわからない」「調べるのに時間がかかる」「顧客情報が複数のファイルに分散している」といった悩みを感じたことはありませんか？
多くの企業が、手軽に使えてカスタマイズ性も高いExcelを営業管理ツールとして最初に選びます。しかし、顧客数や案件数が増えるにつれ、次第に「属人化」や「情報の散在」といった課題が表面化し、限界を迎えます。
こうした背景から、いま多くの企業がExcel管理からSalesforceへの移行を進めています。Salesforceは単なる顧客データベースではなく、営業担当者の業務フローを支え、経営判断を加速させるための統合プラットフォームです。
Salesforce導入でよく解決される3つの業務課題
Excelを用いて営業管理をしていると、次第にさまざまな課題が表面化してきます。Salesforce導入によって、以下のような課題を解決できます。
①案件情報の更新・共有が属人化してしまう
Excelによる営業案件の管理は、最初は手軽に始められる反面、運用が属人化しやすいという課題があります。特に、複数人での同時編集が難しいことから、誰かがファイルを開いている間は他の人が更新できず、更新のタイミングによって内容が古いまま運用されるケースも考えられます。これにより、社内で共有している情報の整合性が保たれず、営業チーム内での連携ミスや認識ズレが起こりやすくなります。
Salesforceを導入すれば、こうした情報の属人化を防ぎ、リアルタイムで案件情報を共有・更新できる環境が整います。各営業担当がいつでも同じSalesforce上で作業できるため、誰がどこまで進めているかが一目で把握でき、更新被りやデータの先祖返りも発生しません。
②顧客情報が分散し、履歴把握が難しい
Excelでの顧客管理では、名刺情報、メールのやり取り、商談内容のメモなどがそれぞれ別のツールに依存していることが多く、情報が散在してしまいます。その結果、過去の対応履歴を追うのに時間がかかり、営業チーム全体での把握が困難になります。
Salesforceでは、商談履歴・メール・メモなど顧客に関するすべての情報を1つのツールで一元管理することができます。さらに「項目履歴管理」機能を活用することで、どの項目が、いつ、誰によって、どのように変更されたかまで詳細に追跡できます。これにより、過去の対応をスムーズに振り返ることができ、営業チーム全体で顧客対応の質とスピードが向上します。
③進捗管理・売上予測がブラックボックス化しやすい
Excelによる進捗管理では、複数のファイルに情報が散らばっていたり、更新が手作業だったりするため、営業チームの全体状況をリアルタイムで把握することが困難です。そのため、売上の見込みや進捗の遅れに気づけず、経営判断にも影響があります。
Salesforceを導入すれば、商談ステージや受注確度、金額などのデータに基づいて、進捗状況や売上予測をリアルタイムで可視化することが可能になるため、営業チーム全体でやるべき行動を把握し、経営層やマネージャーは適切な意思決定が行えるようになります。結果として、組織全体の動きがデータドリブンになり、透明性が高く生産性の高い営業チームを作れます。
Salesforce導入のプロセス〜Excelから移行する場合の流れ〜
Excelによる営業管理からSalesforceへ移行する場合は、例として以下のようなプロセスがあります。
①Excelの棚卸しと管理項目の整理
最初に行うのは、今使っているExcelの管理項目や業務フローをすべて洗い出す作業です。
- ・どんな情報を管理しているか（顧客、案件、活動履歴、メール内容など）
- ・各項目の名称や定義が人によってバラバラになっていないか
- ・不要な情報や、逆に不足している情報はないか
このプロセスで管理項目を統一し、ルール化することで、Salesforceへの移行をスムーズに行えるようになります。
②Salesforceの初期設計・カスタマイズ方針を決める
次に、Salesforceにどのような項目や画面を用意するかを設計します。ポイントは、「最初から完璧を目指さない」ことです。
はじめは最低限の情報・一部のチームからスモールスタートし、現場の声を反映しつつ段階的に拡張することで、効率の良い運用体制・フローを実現できます。
③データ移行と初期トレーニング
ExcelからSalesforceにデータを移す際は、「データの正確性」と「形式の変換」に注意が必要です。
- ・不要なデータは事前にクリーニング（重複除去、表記統一など）
- ・Salesforceの項目形式と一致するよう整形しておく
- ・一括インポートツールやテンプレートを活用
また、導入後のトレーニングも非常に重要です。Salesforceは柔軟にカスタマイズできるツールですが、最初は戸惑うことも多いため、初期研修やFAQ整備など、現場に合わせたサポート体制を作ります。
【実例で学ぶ】Salesforce導入の成功事例2選
ここでは、Salesforce導入の成功事例を2つご紹介します。
映像配信業の例
導入目的
顧客との契約情報を管理するためにExcelを使用していたが、分析や請求に手間がかかっていた。
活用機能
Excelでつけていた台帳をベースにSalesforceへ移行し、取り込んだ実績をもとにレポートを作成・分析する機能、請求システムとの連携機能を導入。
結果
顧客情報からの分析を自動で行えるようになった他、請求処理を自動化できるようになった。
催事場物販の例
導入目的
催事場に関する情報をExcelにて管理していたが、曜日別・商材別のデータを分析するのに手間がかかっていた。
活用機能
Excelでつけていた台帳をもとにSalesforceにおける管理基盤を構築し、新規催事場の開拓情報の管理、平日と土日祝日の利用料の管理を行い分析・可視化できる機能を導入。
結果
曜日別・商材別で集客数、売上数、売上金額を多角的に分析できるようになった。
Salesforce導入を成功させるなら「支援パートナー選び」がカギ
SalesforceはExcelよりも効率的な営業管理が可能とはいえ、移行するにもさまざまな障壁があります。スムーズに移行し、ダウンタイム少なく現場に浸透させるためには、導入から運用定着まで伴走してくれる支援パートナーの選定が非常に重要です。
- ・導入実績は豊富か・業界理解があるか
- ・初期だけでなく運用フェーズまで見据えた支援ができるか
- ・現場に寄り添った丁寧なサポート体制があるか
「Salesforceの機能」ではなく、「使い方」を定着させるのがパートナーの役割となります。プロジェクトの目的に寄り添い、一緒に課題解決を目指してくれるパートナー
エス・ビー・エスなら現状ヒアリングから定着まで伴走支援
エス・ビー・エスでも、Salesforce導入支援を実施しています。エス・ビー・エスでは現状のヒアリングから課題の整理、要件定義、開発、導入、定着、内製化まで伴走援することが可能です。
Salesforceは営業管理において非常に有用なツールですが、導入が目的になってはならず、業務効率化・透明性の確保・売上の向上など、ビジネス上の目的を見据えた導入となることが重要です。エス・ビー・エスではヒアリングからクリティカルな課題を引き出し、ビジネス上の目的を達成するための導入を支援します。
まとめ：Excel管理から脱却し、営業・経営の意思決定スピードを上げる
Excelは誰もが扱いやすいツールですが、営業活動の高度化・複雑化に対応するには限界があります。
Salesforceは、案件・顧客・売上予測などをリアルタイムで「見える化」し、情報を一元管理することで迅速な意思決定を支援するツールです。
『エス・ビー・エス株式会社 』では、Salesforceの導入を通し、担当者の感覚頼りではなくデータドリブンな組織への成長を支援します。Excel管理からの脱却を目指したい場合は、ぜひご相談ください。