SalesforceとOutlookを連携する方法｜営業活動を自動記録・可視化する活用事例も紹介
SFA（営業支援システム）は、顧客・案件ごとの営業活動を一元管理し業務を効率化するだけでなく、その他のツールとの連携でさらなる相乗効果を生むことができます。
今回は、顧客とのコミュニケーションの上で重要となるメールソフト、とりわけOutlookとの連携メリットや連携機能についてご紹介します。
はじめに：SalesforceとOutlookを連携する重要性
営業担当者が日々行う顧客対応の多くは、メールによって行われています。しかし、こうしたやり取りをSalesforceに手動で記録するのは手間がかかり、記録漏れやそれによる共有不足が起こりがちです。
このような「メール履歴・活動記録の抜け漏れ」は、顧客対応の質を低下させてしまいます。こうした問題は、Salesforceとメールソフトの連携によって解決できます。
Salesforceと連携できるメールソフトとしては、MicrosoftのOutlookが便利です。
SalesforceとOutlookを連携するメリット3つ
SalesforceとOutlookを連携することで、主に以下3つのメリットがあります。
①メール履歴を自動でSalesforceに記録できる
Outlookで送受信した顧客とのやり取りを、Salesforceへ自動で記録できるようになります。対応履歴がSalesforceに蓄積されることで、過去のやり取りを営業担当者やマネージャーがすぐに確認でき、引き継ぎやフォロー対応の精度が向上します。
②商談・取引先に紐づけた活動履歴を自動で蓄積できる
記録されたメールや予定は、商談や取引先に紐づけて保存されるため、案件単位での履歴管理が可能になります。これにより、「この商談に対して、いつ誰がどんなやり取りをしたか」を時系列で確認でき、営業活動の全体像を簡単に把握できるようになります。
③営業マネジメントの活動量・案件状況が可視化される
蓄積された活動データは、Salesforceのレポート・ダッシュボード機能を使って可視化できます。例えば、「最終活動日から一定期間が経過した顧客」を抽出したレポートの出力も可能で、これにより、未接触リスクがある顧客を洗い出し、アプローチの強化や担当者の再配置などの対策に活かせます。
Salesforce Outlook連携の主な機能・実装パターン
SalesforceとOutlookの具体的な連携パターンを、基本編と応用編に分けてご紹介します。
【基本編】標準連携機能でできる3つのこと
以下は標準機能で実現可能なため、積極的に導入したい連携です。
①メール共有・記録で、やり取り履歴をSalesforceに自動保存
Outlook上でやり取りした送受信メールを、Salesforceにログ化し、自動保存することができます。これにより、日々のメール対応がそのままSFAに反映され、チーム内の情報共有がスムーズになります。
②活動・予定・タスク同期で、スケジュール管理を一本化
OutlookのカレンダーとSalesforceの予定・ToDoは双方向で同期できます。これにより、スケジュールの二重管理が不要となり、営業担当者は自分の活動計画をどのツールからでも確認・編集できるようになります。
③取引先責任者や商談への紐付けで、案件別履歴が整理できる
記録されたメールや予定は、Salesforce上で取引先や商談と自動的に紐づけられます。これにより、案件単位での履歴を把握しやすくなり、SFAのシステムに組み込んでの一元管理が実現します。
【応用編】より柔軟な自動化・高度活用で実現できる3つのこと
以下の連携を導入することで、さらに高度な効率化が可能となります。
①Einstein Activity Capture活用で、営業活動の自動キャプチャが可能に
Salesforceの「Einstein Activity Capture」を活用すれば、Outlookのメールや予定を完全自動でSalesforceに取り込むことが可能です。営業担当が手動で記録しなくても、やり取りの履歴がリアルタイムで反映されるため、活動の抜け漏れがゼロに近づきます。
②Flow（ワークフロー）活用で、特定条件の通知・アラートも自動化
Salesforceの自動化機能である「Flow」を活用すれば、例えば特定の顧客からの重要なメールが届いた際に、マネージャーに自動で通知を送るといった設定も可能です。これにより、失注リスクの早期検知や重要案件への即時対応が実現できます。
③権限設計・社内ポリシー設定で、情報の公開範囲を適切にコントロール
- ・個人アドレス帳・社内共有範囲の管理
- ・情報漏洩リスクを抑えつつ柔軟に運用
連携する情報は、ユーザーごとにアクセス権限を設けたり、共有範囲を制限したりすることで、社内ポリシーに沿った柔軟な運用が可能です。
例えば、営業チーム内でのみ共有する設定や、経営層・マネージャーのみが特定データにアクセスできるようにするなどの設定にすることで、情報漏洩リスクを抑えながらSalesforceを運用できます。
Salesforce Outlook連携の導入事例紹介
SalesforceとOutlookの連携による成功事例をご紹介します。
メール件数や頻度を可視化することによるコミュニケーション改善
導入目的
各営業担当の営業活動量が定量的に把握できず、顧客や案件ごとの適切なアプローチが難しかった。
活用機能
Salesforce導入時にOutlook連携を行い、メール件数の測定や商談未成立の顧客とのメール頻度の測定などを自動化。
結果
一定期間やり取りがない場合のリマインド、失注後の再アタックなどをデータにもとづいて効率よく行えるようになった。
Salesforce Outlook連携を成功させるなら、設計支援がカギ
SalesforceとOutlookの連携は、ただツール同士を連携すればいいというものではありません。自社の営業フローや顧客管理のスタイルに合わせて、どの情報を連携するか、どこまで自動化するか、どのようなルールで運用するかを設計することが、連携成功のカギとなります。
ノウハウがない状態だと、自社の課題を的確に解決するための連携を設定することは難しいため、設計支援を行ってくれるパートナー選びが重要です。
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まとめ
メール履歴・活動記録の蓄積が営業組織の生産性を変える
メールのやり取りは、営業活動の中で最も多く、最も重要なコミュニケーション手段です。
その履歴を正確かつ自動的にSalesforceに蓄積できるようになれば、各担当者の営業活動や営業チーム内でのフォロー、マネジメントをデータにもとづいて行えるようになります。
SalesforceとOutlookの連携は、単なる業務効率化にとどまらず、営業組織全体の生産性を底上げすることが可能です。
導入を検討している場合は、ぜひ『エス・ビー・エス株式会社 』のSalesforce導入支援をご検討ください。