Salesforceで実現する研修管理システムの導入事例｜受講者管理・自動通知・売上管理まで徹底解説
社内向けの研修や社外向けのセミナーの管理をExcelや紙で行っているという企業は多いのではないでしょうか。小規模であれば十分に管理できるかもしれませんが、だんだんと限界が生じ、さまざまなミスや非効率な運用につながっていきます。
今回は、営業支援システムであるSalesforceを用い、研修管理システムを構築することでどのように業務を改善できるかについてご紹介します。
はじめに：Excel管理では限界、研修管理のシステム利用が進む理由
企業によっては社内で頻繁に研修を行うこともあれば、社外向けの研修やセミナーを事業として実施していることもあります。こうした研修の件数が多く、規模が大きくなるほどに、管理が難しくなっていきます。
例えば、「受講者数や開催回数が増えて、Excelでは管理が追いつかない」「研修の履歴管理やメール連絡が手間」「毎回の運営が属人化していて引き継ぎが難しい」といった課題が考えられます。
人材育成や社外研修を継続的に行うためには、受講履歴の蓄積や通知の自動化、進捗管理の効率化が不可欠です。こうした背景から、研修管理において、Excelから脱却し専用システムを利用する流れが急速に進んでいます。中でも、営業や顧客管理にとどまらず柔軟に拡張できるSalesforceを活用した研修管理システムが注目を集めています。
手作業の研修管理で発生する業務課題3つ
Excelなどを用いた手作業の研修管理を行っていると、以下のような課題が発生します。
①受講者進捗の確認や履歴管理が煩雑
Excelや紙での管理では、受講者がどこまで受講を終えているのかを確認するだけでも手間がかかります。研修の修了者・未了者を把握するために時間がかかり、対応漏れが生まれやすく、進捗状況の可視化にも限界があります。
また、Excelや紙での管理では研修実施チーム全体での共有にタイムラグが発生しやすくなり、申し送りや引き継ぎにも手間やミスが発生します。
②案内メールや事前課題の連絡が手作業で非効率
受講者への連絡業務を都度手作業で行っていると、内容のコピペミスや送信漏れが発生しやすくなります。さらに、事前課題や当日リマインド、終了後のフォローなど、毎回のメール作成・配信が大きな負担になります。
③受講データが活用できず営業・マーケティングにも繋げられていない
受講実績をデータとして活用できていないと、次回研修の内容を設計するにも属人的になり、マーケティングや営業活動との連携にも支障が出ます。
Salesforceによる研修管理システムの7機能
営業管理システムの代表的なツールであるSalesforceでは、研修を管理する目的でも非常に優秀です。ここでは、研修管理を効率化できるさまざまな機能や、便利な拡張機能についてご紹介します。
基本となる4つの機能
①受講者情報・履歴・進捗を一元管理
Salesforce上で受講者の基本情報、研修の進捗状況、過去の受講履歴を一元的に管理できます。これにより、研修途中の受講者に対する個別フォローや、対応漏れの早期発見が可能になります。
②セミナー・日程管理による運営効率化
研修のコース情報や日程はSalesforceで一括管理でき、研修設計や運営メンバーのリソース配置もスムーズに行えます。複数拠点やオンライン／オフラインといった実施形式の違いも一元的に管理可能です。
③申込・出欠・受講ステータス管理
Salesforceでは外部フォームや申込ページと連携し、研修受講者の申し込みや欠席などのステータス情報を自動反映できます。出欠状況や研修完了ステータスを自動更新することで、運営側の作業が大幅に軽減され、ミスを軽減することも可能です。
④受講者へのメール通知を自動化
Salesforceでは、申込受付の完了通知や事前課題の案内、当日のリマインド、研修終了後のサンクスメールやアンケート案内まで、あらかじめ設定したシナリオに沿って自動でメール配信が可能になります。手間をかけずに対応漏れのないコミュニケーションが可能となり、研修やセミナーの満足度を高めることができます。
活用したい3つの拡張機能
研修の運営をさらに高いレベルにするために、Salesforceならではの拡張機能を活用できます。
⑤受講履歴を活用した次回研修のターゲティング
Salesforceの機能を利用すると、過去の受講実績をもとに、次回研修の対象者リストを自動で抽出することができます。「初級研修を受けた人に中級研修を案内する」「半年間受講していない法人に新たな研修を提案する」など、育成プランの可視化や、営業・マーケティングへの活用が可能となります。
⑥法人受講の売上・入金管理まで統合
法人向けの研修では、受講者ごとの料金設定や請求・入金管理も必要です。Salesforceでは、請求形態に応じた自動処理や未入金アラート、法人単位での集計レポート出力まで、業務フローを統合し漏れ抜けなく対応できます。
⑦経営レポート・集計資料作成が容易
Salesforceでは、受講実績をもとに、コース単位・法人単位・期間別の集計をレポートとして出力可能です。月次・四半期レポートの作成も効率化され、今後の研修事業の戦略立案や経営陣への報告に役立てることができます。
【導入事例で学ぶ】Salesforceを活用した研修管理の成功事例
Salesforceを活用した研修管理の成功事例について、2件ご紹介します。
セミナー運営・メール配信をSalesforceで一元管理
導入目的
受講者へのメール配信を手作業で行っており、生産性を下げているという課題があった。
活用機能
Salesforceを導入し、セミナー情報を管理するシステムを開発、セミナーに関する情報を統合的に管理して受講者へのメール配信を自動化する機能を活用。
結果
申込確定メールやセミナー開催前の課題メール、開催直前の通知メール、終了後のフォローメールなどを自動化することで、セミナー関連業務を大幅に効率化することができた。
売上・入金管理をSalesforceで管理
導入目的
法人向けのセミナーと個人向けのセミナーを実施しており、それぞれでフローや管理する項目が異なるという課題があった。
活用機能
Salesforceを導入し、セミナーごとの売上を自動で集計できるレポート機能、法人・個人それぞれの入金管理機能、未入金があったときのアラート機能などを実装。
結果
フローや管理項目の異なるセミナーの管理を大幅に効率化することができた。
Salesforce導入は「業務整理＋設計力」が成功のカギ
研修管理のシステム化の効果を最大化するには、ただツールを導入するだけでなく、既存業務の棚卸しと運用設計が不可欠です。どの情報を通知するのか、データをどう収集するか、研修情報をどう設計するかなど、現場の業務にあわせた構築が求められます。
エス・ビー・エスの支援なら
- ・現行フロー整理・データ設計・通知シナリオまで一貫支援
- ・法人受講・売上管理まで個別要件にも柔軟対応
- ・導入後の定着〜内製化支援も可能
Salesforceを研修管理システムとして導入し、業務効率化や生産性の向上を目指すには、導入支援によって専門的なサポートを受けるのがおすすめです。
『エス・ビー・エス株式会社 』では、導入前のヒアリングから導入支援、定着支援、内製化まで、ビジネスの目的や業務フローにあわせたSalesforceの導入支援が可能となっています。
研修管理システムの構築においても、現行フローの整理からデータ管理、通知シナリオの設計、法人受講の売上管理の設計まで対応可能です。
まとめ
Excelや手作業での研修管理では、研修・セミナーの回数や規模が拡大していくにつれ無理な面が生じてきます。Salesforceによる研修管理システム導入により、単なる業務効率化にとどまらず、企業の人材育成やセミナー事業の質を大きく高めることが可能です。
『エス・ビー・エス株式会社 』では、企業の課題にあわせたSalesforceの設計や、内製化まで向けた導入支援が可能です。現在の研修管理に課題を感じている、より効率よく運営したいという場合は、ぜひ一度ご相談ください。